Politique de confidentialité

Terraxis Conseil est le nom sous lequel 9572-9653 Québec inc. exerce ses activités de génie civil, au 5455 avenue de Gaspé, bureau 710, Montréal QC H2T 3B3, Canada.

La présente politique est publiée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1).

Ahmed Mir, ing. agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels de Terraxis Conseil (Loi, art. 3.1).

Pour joindre le responsable : par courriel à [email protected], ou par la poste à l’adresse ci-dessus, avec la mention « Responsable de la protection des renseignements personnels ».

• Formulaire de contact : votre nom, votre téléphone ou votre courriel (au moins l’un des deux), le type de besoin et votre message. La page du site à partir de laquelle la demande est envoyée et la langue du site accompagnent le message.
• Courriel et téléphone : les renseignements que vous choisissez de nous communiquer (coordonnées, description du projet ou du problème, adresse de la propriété, plans ou photos).
• Données techniques : comme la plupart des serveurs web, le serveur qui héberge le site enregistre des données de connexion dans ses journaux (adresse IP, date et heure, page demandée, type de navigateur). Pour limiter les envois abusifs, le serveur du formulaire conserve aussi temporairement une empreinte non réversible de votre adresse IP et le nombre d’envois récents.

Nous ne demandons que les renseignements nécessaires pour traiter votre demande. Ne nous transmettez pas de renseignements qui ne sont pas utiles à celle-ci.

Les renseignements transmis servent à traiter votre demande et à vous répondre : comprendre votre besoin, vous rappeler ou vous écrire, et vous indiquer la prochaine étape. Lorsqu’une demande devient un mandat, les renseignements pertinents sont intégrés au dossier client pour réaliser le mandat.

Les données techniques servent au fonctionnement et à la sécurité du site. Le site n’utilise pas vos renseignements pour établir un profil ni à des fins publicitaires.

En nous transmettant vos renseignements pour une demande, vous consentez à leur utilisation et à leur communication aux fins décrites ci-dessus (Loi, art. 8.3).

Vous pouvez retirer ce consentement en tout temps en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous ne communiquons vos renseignements à un tiers qu’avec votre consentement ou dans les cas prévus par la loi (Loi, art. 13).

Pour exploiter le site et notre messagerie, nous faisons appel aux fournisseurs suivants, qui traitent des renseignements pour notre compte, dans la mesure nécessaire à leurs services :

• Hostinger : hébergement du site et du formulaire de contact ;
• Microsoft 365 (Exchange Online) : courriel, y compris les messages envoyés par le formulaire ;
• Cloudflare : gestion du nom de domaine (DNS) et protection du site.

Selon leurs infrastructures et leurs conditions, certains de ces fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec.

Avant qu’un renseignement personnel soit communiqué à l’extérieur du Québec, la loi exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (Loi, art. 17).

Les demandes qui ne deviennent pas un mandat sont conservées seulement le temps nécessaire pour y répondre et évaluer le besoin. Lorsqu’une demande devient un mandat, les renseignements pertinents sont intégrés au dossier client et conservés conformément aux obligations professionnelles, contractuelles et légales applicables. Les journaux techniques sont conservés selon les paramètres du fournisseur d’hébergement.

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement a été recueilli sont accomplies, il est détruit ou anonymisé, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi (Loi, art. 23).

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, de leur quantité et de leur support (Loi, art. 10). Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS).

Le site lui-même ne dépose aucun témoin (cookie) et n’utilise aucun outil de mesure d’audience ni outil publicitaire. Les polices de caractères et les images sont hébergées avec le site.

Le service de protection Cloudflare peut toutefois déposer des témoins techniques strictement nécessaires à la sécurité du site (par exemple pour distinguer les visiteurs des robots).

Si un outil de mesure d’audience devait être ajouté, cette politique serait mise à jour avant son activation.

• Accès : savoir si nous détenons des renseignements vous concernant et en obtenir une copie (Loi, art. 27).
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque (Loi, art. 28).
• Retrait du consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements (Loi, art. 8).
• Information : sur demande, connaître les renseignements recueillis, les catégories de personnes qui y ont accès au sein de l’entreprise, leur durée de conservation et les coordonnées du responsable (Loi, art. 8).

Les demandes d’accès ou de rectification se font par écrit auprès du responsable de la protection des renseignements personnels, en justifiant de votre identité. Le responsable y répond par écrit au plus tard dans les 30 jours de leur réception (Loi, art. 30 et 32). L’accès est gratuit ; des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission, après vous en avoir indiqué le montant approximatif (Loi, art. 33).

En cas de désaccord, vous pouvez soumettre une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information, dans les 30 jours du refus ou de l’expiration du délai de réponse (Loi, art. 42 et 43).

Si nous avons des motifs de croire qu’un incident de confidentialité s’est produit, nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées (Loi, art. 3.5). Tout incident est consigné dans un registre (Loi, art. 3.8).

Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à l’application de la présente politique et approuve les pratiques de Terraxis Conseil en matière de renseignements personnels (Loi, art. 3.2) : collecte limitée à ce qui est nécessaire, accès réservé aux personnes qui en ont besoin pour traiter une demande ou réaliser un mandat, conservation et destruction selon la section « Conservation et sécurité ».

Pour toute question ou plainte concernant vos renseignements personnels, écrivez au responsable à [email protected]. Nous en accusons réception et y donnons suite par écrit.

Toute modification de la présente politique est publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour (Loi, art. 8.2).